秘書(shū)的辦事技巧有哪些

  隨著社會(huì)越來(lái)越多元化的發(fā)展，秘書(shū)行業(yè)也在不斷進(jìn)行著改進(jìn)?，F(xiàn)代秘書(shū)工作不僅由傳統(tǒng)秘書(shū)偏重辦文的“文字型”秘書(shū)轉(zhuǎn)變?yōu)檗k文、辦會(huì)、辦事以及出謀獻(xiàn)策、處理信息等多種職能集于一身的綜合性秘書(shū)，而且涉及的領(lǐng)域越來(lái)越廣。
  勞動(dòng)和社會(huì)保障部頒布的《秘書(shū)職業(yè)技能標(biāo)準(zhǔn)》中給秘書(shū)下了一個(gè)定義，即秘書(shū)是專(zhuān)門(mén)從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)并為領(lǐng)導(dǎo)決策實(shí)施服務(wù)的人員。
  一、辦公室業(yè)務(wù)與秘書(shū)職能
  （一）辦公室基本業(yè)務(wù)
  機(jī)關(guān)辦公室的工作，有政務(wù)服務(wù)和事務(wù)服務(wù)兩個(gè)方面，政務(wù)服務(wù)是指辦文、辦會(huì)、文檔管理、代擬文稿、綜合協(xié)調(diào)等；事務(wù)服務(wù)主要是大量的后勤服務(wù)保障工作。由于每個(gè)組織的性質(zhì)不同，所涵蓋的工作范圍不同，所以對(duì)于辦公室的業(yè)務(wù)來(lái)說(shuō)也各有相同點(diǎn)和不同點(diǎn)。從宏觀方面來(lái)說(shuō)，辦公室基本業(yè)務(wù)包括：接待來(lái)訪(fǎng)者工作、辦公室環(huán)境管理、辦公室日常事務(wù)管理、辦公用品與設(shè)備的使用和管理、信息管理、文書(shū)擬寫(xiě)與處理以及輔助領(lǐng)導(dǎo)完成各項(xiàng)工作等各個(gè)方面。辦公室日常工作包括：值班工作、印信管理、辦公室活動(dòng)安排等三大方面。
  （二）秘書(shū)的基本職能
  秘書(shū)的基本職能，是對(duì)秘書(shū)機(jī)構(gòu)，秘書(shū)職位基本職責(zé)與權(quán)限的粗線(xiàn)條勾勒，它可以給我們一個(gè)秘書(shū)職能作用的大體輪廓，對(duì)秘書(shū)工作具有宏觀指導(dǎo)價(jià)值。在不同的領(lǐng)域與機(jī)構(gòu)內(nèi)秘書(shū)的基本職能側(cè)重點(diǎn)各有不同，根據(jù)當(dāng)前秘書(shū)工作的一般現(xiàn)狀，基本職能可分為這幾個(gè)方面：辦理文書(shū)職能、信息管理職能、督促檢查功能、綜合協(xié)調(diào)的職能、參謀輔助職能、后勤保障的職能。
  二、秘書(shū)如何提高辦事能力
  （一）秘書(shū)辦事應(yīng)具備的能力素質(zhì)
  1.語(yǔ)言能力。說(shuō)話(huà)能力與辦事的成功率有直接的聯(lián)系。上傳下達(dá)、接待來(lái)客來(lái)訪(fǎng)、洽談工作等等，都離不開(kāi)說(shuō)話(huà)，會(huì)說(shuō)話(huà)是辦事成功的一個(gè)基本條件，也是處理好各種關(guān)系所需要具備的重要能力之一。會(huì)說(shuō)話(huà)，要做到口齒清晰，表達(dá)準(zhǔn)確、態(tài)度誠(chéng)懇。同時(shí)還要有點(diǎn)說(shuō)話(huà)的基本藝術(shù)：感染力、說(shuō)服力、禮貌、等等。2.交際能力?！笆朗露疵鹘詫W(xué)問(wèn)，人情練達(dá)即文章”，一個(gè)秘書(shū)如果很善于交際，使人很容易接近，那么、辦事的成功率就比較高。秘書(shū)的交際能力，多半是體現(xiàn)在工作的協(xié)調(diào)中。尤其要處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。3.調(diào)查研究能力。沒(méi)有調(diào)查就沒(méi)有發(fā)言權(quán)，調(diào)查研究是秘書(shū)所必須具備的能力之一。只有深入地調(diào)查并進(jìn)行研究，才能提供給領(lǐng)導(dǎo)完整可靠的依據(jù)，幫助領(lǐng)導(dǎo)做出決策、制定政策。4.分析和駕馭能力。秘書(shū)常常要面對(duì)千頭萬(wàn)緒、繁雜緊迫的情況，要把事物迅速歸納，分清輕重緩急，把事物分別辦理得清楚順當(dāng)，這就需要具備分析和駕馭事物的能力。
  （二）掌握好秘書(shū)辦事的重點(diǎn)
  1.理解領(lǐng)導(dǎo)意圖，讓領(lǐng)導(dǎo)滿(mǎn)意
  很多領(lǐng)導(dǎo)在向秘書(shū)交辦事項(xiàng)時(shí)，都習(xí)慣于“言簡(jiǎn)意賅”的表達(dá)自己的意思，有時(shí)的意思一聽(tīng)就明白，可有時(shí)卻讓人摸不著頭腦，這就需要秘書(shū)全面領(lǐng)會(huì)，細(xì)細(xì)去揣摩領(lǐng)導(dǎo)的意愿。
  例如：上司與人說(shuō)話(huà)時(shí)不抬頭，不看人。這是一種不良征兆——輕視下屬，認(rèn)為此人無(wú)能；手指并攏，雙手構(gòu)成金字塔形狀，指尖對(duì)著前方——一定要駁回對(duì)方的示意。
  2.處理好領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)
  （1）接受工作任務(wù)弄清“三要素”。一是內(nèi)容，辦什么事；二是時(shí)限，什么時(shí)間完成；三是要求，工作質(zhì)量等。
  （2）優(yōu)化辦事成果“三比較”。辦事的目的是為了取得好的結(jié)果，縮小或排除壞的結(jié)果，因而辦事的全過(guò)程也是趨利避害的過(guò)程。
  （3）把握好辦事“三形式”。在領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)這門(mén)課程中曾經(jīng)講過(guò)辦事有三種形式：?jiǎn)我晦k事，即在一定時(shí)間內(nèi)完成一項(xiàng)工作；交叉辦事，同時(shí)受領(lǐng)兩項(xiàng)工作任務(wù)或者兩位領(lǐng)導(dǎo)分別賦予不同任務(wù)，需要在同一時(shí)間或交叉時(shí)間內(nèi)完成；穿插辦事，即三項(xiàng)以上工作任務(wù)穿插在同一時(shí)間流程中進(jìn)行。
  （4）檢驗(yàn)辦事效率“三標(biāo)準(zhǔn)”。工作質(zhì)量，即是否達(dá)到了領(lǐng)導(dǎo)的要求；工作速度，有沒(méi)有超過(guò)規(guī)定的時(shí)間；辦事過(guò)程中有沒(méi)有對(duì)社會(huì)產(chǎn)生不良影響。
  （5）向領(lǐng)導(dǎo)復(fù)明“三注意”。一是注意不要失真，二要注意不可吹噓，不借機(jī)自我夸耀，三要注意不邀利。
  3.辦好請(qǐng)辦事項(xiàng)
  做好請(qǐng)辦工作，秘書(shū)人員和部門(mén)要事先調(diào)查了解清楚情況，認(rèn)真地進(jìn)行分析和研究，提出可行的工作建議，并且通過(guò)科學(xué)的方式和程序，使領(lǐng)導(dǎo)對(duì)請(qǐng)辦建議表示贊同，以體現(xiàn)出秘書(shū)人員在工作中的參謀助手作用。
  4.明確秘書(shū)辦事禁忌
  《辦事之忌—秘書(shū)禁忌系列談之一》提出秘書(shū)辦事八項(xiàng)禁忌：不守信用、虎頭蛇尾、拖拖拉拉、急于求成、粗心大意、推諉躲閃、固執(zhí)己見(jiàn)、不守時(shí)間。這幾條禁忌對(duì)于一個(gè)高素質(zhì)的秘書(shū)來(lái)說(shuō)并不難辦到，也不需要刻意的去學(xué)習(xí)，只需在平時(shí)的工作生活中做到細(xì)心謹(jǐn)慎，提高自己的責(zé)任感就能避免去觸碰這些禁忌，產(chǎn)生不必要的麻煩。
  三、如何解決秘書(shū)“辦事”過(guò)程中遇到的問(wèn)題
  （一）什么問(wèn)題
  當(dāng)一項(xiàng)工作在實(shí)施過(guò)程當(dāng)中遇到困難不能繼續(xù)前進(jìn)時(shí)，首先要做的就是搞清楚出現(xiàn)的是什么問(wèn)題，是什么導(dǎo)致的以及根源是什么。只有明白是什么問(wèn)題，才可能去好好的分析從而加以解決。
  （二）分析問(wèn)題
  搞清楚問(wèn)題所在之后，就要對(duì)問(wèn)題加以分析。分析問(wèn)題時(shí)要從各個(gè)方面去分析，包括內(nèi)外因，主觀以及客觀，表面現(xiàn)象和本質(zhì)原因。只有對(duì)一個(gè)問(wèn)題分析清楚了，才能對(duì)癥下藥，一針見(jiàn)血的去解決，若是一直在一些無(wú)關(guān)緊要的問(wèn)題上下功夫，而忽視其直接的本質(zhì)原因，就只會(huì)浪費(fèi)人力物力財(cái)力，而解決不了根本的問(wèn)題。
  （三）選擇恰當(dāng)方法
  具體問(wèn)題具體解決，有好的方法固然適用，但不能生搬硬套。解決問(wèn)題，要考慮實(shí)際，要做到利益*大化，損失最小化。
  對(duì)于秘書(shū)來(lái)說(shuō)，它不像其他職業(yè)那樣具有專(zhuān)業(yè)性，涉及方面非常之廣，因此是一個(gè)難度非常大的職業(yè)。辦事作為秘書(shū)日常工作的主要方面，更是雜而廣，如何辦好事、辦大事、巧辦事就顯得尤為重要。因此，秘書(shū)就要不斷地學(xué)習(xí)，在一件又一件的工作中積累經(jīng)驗(yàn)，充實(shí)自己，認(rèn)真對(duì)待每一件事，始終以學(xué)習(xí)者的姿態(tài)去完成工作，只有這樣，才能不斷發(fā)展，成為一名具有高素質(zhì)的合格秘書(shū)。